Namena Document managment Sistema je da organizuju arhivu na lak i dostupan način. Veliki sistemi, kao što su državne institucije, su odličan pokazatelj kako dobro implementiran DMS štedi vreme i smanjuje neophodnu administraciju. Školski primer ove teze je implementacija Spider-a u Fondu Solidarnosti Republike Srbije.

Fond Solidarnosti se bavi rešavanjem upravnih procesa koje podnose radnici. Klasično rešavanje ovih zahteva bi trajalo mnogo duže bez document managment sistema.



Bitna stavka u Fondu Solidarnosti je i transparentnost. Rukovodstvo ima potpun uvid u stanje nekog predmeta i kod kog se pravnika isti nalazi. Spider takođe pruža mogućnost lake kontrole od strane drugih državnih institucija pa je mogućnost zloputrebe svedena na minimum.